활용도 UP! 예문과 함께 하는 영어 이메일 작성법

오늘은 영어 이메일 작성법에 대해 알아볼게요. 바로 사용하실 수 있는 활용도 높은 예문도 추가했습니다.

영어 이메일을 사용할 수 있는 곳은 크게 직장이나 이력서를 제출할 때입니다.

 

이때 비즈니스 이메일 작성법을 알아두면 유용합니다.

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1. 이메일 제목

: 이메일 제목은 간결하고 명확하게 해 주세요. 이메일 제목은 가장 고민되는 부분이기도 합니다. 그래서 아래 예시를 준비했습니다.

• Meeting Schedule Adjustment Notice (회의 일정 변경 공지)
• Project Progress Update (프로젝트 진행상황 업데이트)
• Request for Document Submission (서류 제출 요청)
• Submission of [문서명] - Action Required (서류 제출 요청)
• Approval Needed: [제안/계획/예산] (승인 요청)
• Request for Approval: [제안/계획/예산] (승인 요청)
• Important Update: [주제/이슈] (정보 공유)
• Assistance Required: [업무/과제] (협조 요청)
• Collaboration Needed on [프로젝트/과제] (협조 요청)
• Introduction to New Project: [프로젝트명] (신규 프로젝트 소개)
• Launching [프로젝트명]: Overview and Opportunities (신규 프로젝트 소개)
• You're Invited: [이벤트명] on [날짜] (이벤트 초대)
• Thank You for Your Collaboration (감사 이메일)
• Appreciation for Your Contributions (감사 이메일)
• Merger Announcement: What to Expect (합병 공지)
• Important Changes Ahead: [회사명] Transition (변경 공지)

 

TIP

제목 앞에 괄호로 메일 유형을 써주시면 보는 사람이 한눈에 메일을 구분할 수 있어 좋습니다.

[Notice] Meeting Schedule Adjustment

[Update] XX Project Progress

 

또는 팀 이름을 넣을 수도 있습니다.

[팀 이름] 1st Mar Meeting Agenda (회의 어젠다)

 

또는 메일 제목 앞에 URGENT(긴급)

 

를 붙여 긴급한 사안을 별도로 표시할 수도 있습니다.

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2. 인사

인사는 Dear [Name]이라고 쓰시면 됩니다.

이때 이름 자리에 뭐라고 쓸지 모르겠다면 답장하려는 사람의 이메일 서명을 보고 full name을 써주시면 됩니다.

 

TIP

만약 취업 이메일을 보낸다면, Dear [기업 이름] team, 이라고 쓰시면 됩니다. (Dear Amazon team, Dear Abott team 등)

만약 받는 사람을 모른다면, To whom it may concern, (관계자님께)라고 쓰시면 됩니다.

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3. 목적 설명

목적이 맨 앞으로 가는 게 좋습니다. 아래 템플릿에 맞춰 목적을 명확하게 설명해 주세요. 예시도 몇 가지 추가하였습니다.

 

I am writing to inform you about [목적]

I would like to [목적]

• to inform you about the changes in the meeting schedule... (회의 일정 변경)
• to provide a brief update on the progress of the project... (프로젝트 진행상황 업데이트)
• to request the submission of [서류명] by [제출마감일]... (서류 제출 요청)
• to seek your approval for the [승인 요청 내용] attached... (승인 요청)
• to request your assistance on [협조 대상 업무]... (협조 요청)
• to introduce our new project, [프로젝트명], and discuss potential collaboration... (신규 프로젝트 소개와 협업 요청)
• to express my gratitude for your collaboration on [프로젝트명/업무명]... (감사 인사)

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4. 상황 설명

이 부분이 본격적인 본론입니다. 별도의 템플릿 없이 본인이 전달하고자 하는 내용을 자유롭게 작성하시면 됩니다.

영어 작성이 어려우신 분들은 파파고 사용 추천드립니다. 한영 비즈니스 번역은 파파고가 가장 자연스럽게 잘해줍니다.

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5. 요청 명시

요청하는 내용을 한 번 더 정확하게 명시해 주세요. 바쁜 사람들은 4. 상황 설명 건너뛰고 여기만 읽고 답변하는 분들이 많습니다. 4번보다 중요한 부분이니 반드시 명확하게 작성해 주시기 바랍니다.

 

Please~. (~해주세요.)

Could you~? (~해주시겠어요?)

It would be appreciated if you could~. (이렇게 해주시면 감사하겠습니다.)

 

• Could you please confirm your availability for the revised schedule? (변경된 스케줄에 대한 가능 여부를 확인해 주세요.)
• I appreciate any feedback or additional comments. (어떠한 피드백도 감사합니다.)

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6. 인사말

마지막으로 인사말을 남겨주시면 됩니다. 아래 여러 가지 예시가 있습니다.

• Thank you for your time and attention. (소중한 시간 내주셔서 감사합니다.)
• Wishing you a wonderful day ahead. (오늘도 행복한 하루 보내세요.)
• Looking forward to hearing from you. (빠른 회신 기대합니다.)
• I value your input. (귀하의 의견 감사합니다.)
• Please feel free to contact me if you have any questions. (질문이 있으면 언제든 연락 주세요.)
• Thank you for your collaboration on this matter. (이 문제에 대한 협조에 감사드립니다.)

이렇게 작성한 인사말 뒤에 클로징 멘트와 이름을 써주세요. 아래는 클로징 멘트 예시입니다. 의미의 차이는 없으니 아무거나 쓰셔도 됩니다.

 

• Best Regards, [이름]
• Sincerely, [이름]
• Warm Regards, [이름]
• Best, [이름]

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영문 이메일을 처음 작성한다고 겁먹지 마세요. 이메일 서명을 보고 영어권 이름이 아니라면 이메일에 있는 영어가 서툴러도 읽는 사람이 감안하며 읽어줄 거예요.

 

영문 이메일 작성은 여러 번 반복하다 보면 루틴이 생겨 익숙해지니 언제든 도전해보세요~